Как пользоваться

1. Установка

Адрес портала: crm.heroclub-sp.ru. Это обычный сайт, ставить ничего не надо, но на телефоне удобнее добавить его на экран как приложение: будет иконка Hero Club, открывается на весь экран, без адресной строки.

2. Первый вход

1. Логин: ваше имя латиницей, его выдаёт Алексей. Временный пароль: 0000.
2. При первом входе портал попросит придумать свой пароль: можно короткий, от 4 цифр, как пин от карты. Его никто не видит, даже руководство.
3. Галочка Не выходить на этом телефоне: оставьте: телефон запомнит вас на 3 месяца, вводить пароль каждый раз не надо.
4. Когда телефон предложит сохранить пароль: соглашайтесь: дальше вход будет по Face ID или отпечатку.

3. Администратор смены

Одна вкладка: «Моя смена». Заполняется в конце смены, перед уходом, за 3-5 минут. Идёте по шагам сверху вниз, в конце одна кнопка «Сохранить смену».

1. Я работал? «Да, выходил».
2. Кем вышел: «Администратор».
3. Пришёл / ушёл: реальное время по факту. Часы посчитаются сами. Не «10-22 по графику», а как было: ушли в 21:00, ставьте 21:00.
4. Закрывал кассу? «Да» ставит один человек за день: тот, кто считал итоги и закрывал ящик. Если в смене двое - договоритесь, кто. Второму портал «Да» не даст.
5. Что было за день: посетителей по билетам, аренд зала, доп. часов, секций, индивидуальных занятий (и кто провёл).
6. Деньги за день: наличными, по карте, предоплаты на карту. «Пересчитал в ящике»: сколько реально лежит наличных: портал сравнит со своим расчётом и скажет «сошлось» или покажет разницу.
7. Расходы и выдачи: всё, что за смену платили из кассы: вода, уборка, конфеты, канцелярия, а также авансы сотрудникам. Аванс: обязательно кому и за какой месяц.
   • Поле «За какой месяц зарплата». Аванс в счёт этого месяца: текущий месяц, строка «аванс в счёт текущего». Отдаёте зарплату за прошлый месяц: прошлый месяц, строка «остаток зарплаты за прошлый». Если ошибиться, ведомость за прошлый месяц покажет долг, а текущий уйдёт в минус.
   • Ольга или Алексей забрали наличные из ящика: выберите «Забрал владелец» и укажите, кто именно. Это не расход и не зарплата, в расходы записывать не нужно.

Исправить

• Ошиблись? Откройте тот же день в «Моей смене», поправьте и сохраните ещё раз. Ничего не задвоится.
• Свои расходы и авансы можно исправить или удалить во вкладке «Касса»: там кнопки «исправить» / «удалить» у ваших операций.
• Чужой день и чужую кассу править нельзя. Закрытый месяц (когда зарплата выдана) тоже нельзя, только через Ольгу или Алексея.

Что где смотреть

• Табель: кто и сколько отработал в этом месяце.
• Ведомость: ваша зарплата за месяц: часы, билеты, аренды, бонусы, авансы и «к выдаче», и ваш расчётный лист. Считается само по вашим сменам. Зарплату остальных видят только владельцы.
• Касса: журнал по дням, как бумажный: выручка, расходы, сколько в ящике и кто закрыл. Сверху остаток наличных, ниже все операции с наличными, свои можно исправить.

4. Инструктор

Ничего считать не надо. В конце дня (или сразу после занятия):

1. Моя смена → «Да, выходил».
2. Кем вышел → «Инструктор».
3. Во сколько пришли и во сколько ушли.
4. Сохранить смену.

5. Доп. выход (помощь на аренде)

Вышли помочь на аренду или день рождения не в свою смену:

1. Моя смена → «Да, выходил».
2. Кем вышел → «Доп. выход».
3. Во сколько пришли и ушли.
4. Сохранить смену.

Подработка по часам, проезд и ваша доля за аренду начислятся сами: аренду в этот день вносит администратор смены в своём шаге 5.

6. Записи

Вкладка «Записи»: общая тетрадка клуба: кто записан на аренду, день рождения, индивидуальное занятие, на какое время, сколько человек, оплачено ли.

• Позвонили? Нажмите + Записать, заполните и сохраните. Видят все.
• Откуда узнали о нас. При записи спросите и выберите ответ в этом поле. Не спросили: оставьте «Не спросили».
• Отменили? Нажмите «отменить»: запись останется зачёркнутой, её можно вернуть.
• Внесли аванс? Отметьте «Аванс» и сумму. Деньги от записи в кассу не попадают сами: выручку и предоплату записывает администратор в «Моей смене» в тот день, когда деньги реально пришли.
• В «Моей смене» сверху видно, кто записан на этот день.
• Напомнить клиенту. За 2 дня до записи портал попросит позвонить: блок «Позвонить сегодня» сверху в «Моей смене» и в «Записях», красная цифра на вкладке «Записи», утром сообщение в чат «АДМИНИСТРАЦИЯ» в ВК. Дозвонились и всё в силе: «Подтвердили». Не взяли трубку: «Не дозвонились», портал напомнит ещё раз накануне. Нажали не ту кнопку: «сбросить» в строке записи. Перенесли запись на другой день: позвонить нужно будет снова, отметка снимется сама.

7. Что портал не даст сделать

Если появилась красная надпись, это не поломка, портал заметил ошибку и объясняет, какую. Он не примет:

• время ухода раньше прихода или смену длиннее 14 часов;
• отрицательные числа, буквы вместо чисел, суммы вроде 9 999 999;
• смену на будущее число;
• второго «закрывающего кассу» за один день;
• аванс без указания, кому;
• «забрал владелец» без указания, кто именно;
• расход в день, кассу которого закрыл другой человек;
• правки в месяце, за который зарплата уже выдана;
• двойное нажатие «Сохранить»: ничего не задвоится;
• подбор пароля: после 5 ошибок пауза.

Забирают наличные из кассы только Ольга и Алексей. Администратор это записывает: «Забрал владелец» в «Моей смене».